El tiempo de reunión se ha triplicado desde la pandemia, pero más reuniones pueden significar menos progreso. Aquí hay cinco consejos de expertos para reenfocarse y crear resultados positivos y procesables.
El fallecido gurú de la gestión Peter Drucker era un pronosticador obstinado. A menudo intervenía en temas de gestión de manera bastante directa, enfureciendo a sus críticos. En cuanto a sus opiniones sobre el valor de las reuniones, no decepcionó. “Las reuniones son un síntoma de mala organización”, sugirió. «Cuantos menos, mejor».
Drucker no fue el único pensador de gestión que se preocupaba por las reuniones. Durante las últimas dos décadas se ha realizado una cantidad considerable de investigaciones sobre la frecuencia y eficacia de las reuniones corporativas, y los resultados son alarmantes.
Si bien la pandemia ha aumentado considerablemente el número y la inutilidad de las reuniones, la frecuencia de las mismas ha ido en aumento durante décadas.
Desde 2000, el número de reuniones ha aumentado entre un 8% y un 10% anual. Un artículo de Harvard Business Review de 2017 sugiere que los ejecutivos dedicaron alrededor de 23 horas por semana a reuniones en 2017, en comparación con alrededor de 10 horas en la década de 1960.
Otras investigaciones muestran que aproximadamente el 15% del tiempo colectivo de una organización se dedica a reuniones, mientras que alrededor del 50% de esas reuniones se consideran innecesarias. Y sólo el 17% de los ejecutivos cree que las reuniones son productivas. ¿Por qué? Porque el 63% de las reuniones no tienen una agenda fija, y un 37% no tiene agenda alguna.
Y luego la pandemia: Cuando el mundo quedó bloqueado durante la pandemia, las reuniones se dispararon en frecuencia e importancia. NPR informa sobre una investigación de Microsoft que sugiere que la cantidad de tiempo que las personas pasan en reuniones se ha triplicado desde el inicio de la pandemia.
En conjunto, algunos sugieren que el efecto general de nuestra cultura de reuniones es un despilfarro monumental:
- Hay 55 millones de reuniones por semana en los EE. UU.
- El trabajador promedio dedica 3 horas al día a reuniones.
- El 83% de los empleados dedica aproximadamente un tercio de su semana laboral a reuniones.
- Esto representa 24 mil millones de dólares de tiempo productivo perdido anualmente.
La pandemia y la nueva importancia de las reuniones
Si Peter Drucker tenía razón, e instintivamente muchas personas sienten que tenía razón al menos en esto, entonces la pandemia ha introducido otro nivel de “mala organización”. Por supuesto, tiene que haber algunas reuniones en cualquier organización para coordinar las actividades básicas de la empresa. No estoy sugiriendo lo contrario.
Sin embargo, durante la pandemia, precisamente porque las personas estaban físicamente separadas entre sí, la celebración de reuniones adquirió un nuevo significado. Aparte de los proyectos individuales en marcha y las tareas individuales que impulsan los proyectos hasta su finalización, las reuniones se convirtieron en una forma de afirmar que:
- Existen organizaciones
- La gente todavía tenía trabajo.
- La cultura podría mantenerse
- Los gerentes podían saber que había gente disponible y aún comprometida.
- “Las cosas iban por buen camino”
Pero ahora que los trabajadores pueden volver a la oficina para trabajar codo a codo con sus compañeros de equipo y colaborar de manera informal, es necesario revisar nuestra cultura de reuniones.
Como anécdota, escuchamos historias de trabajadores cuyos jefes les exigen que estén en la oficina y luego, una vez allí, pasan tiempo en oficinas vacías en Zoom con compañeros de equipo que trabajan desde casa. Una vez más, estas reuniones ayudan a reafirmar que “estamos todos juntos en esto”, pero hacen poco para priorizar el trabajo real que hay que hacer. Como diría Drucker, esto es una señal de mala organización.
Cinco soluciones, inspiradas por Drucker
Hay cinco cosas que los equipos pueden hacer para controlar la locura de las reuniones. No todas las reuniones son malas e innecesarias, pero aún así es clave hacer un cambio en la forma de pensar sobre por qué y cómo celebrar reuniones.
1.Ejecución de la estrategia por encima de todo
Antes de programar las reuniones, los organizadores deben poder articular claramente cómo la reunión ayuda a respaldar o impulsar la estrategia comercial principal de la empresa.
La investigación realizada por Paul Zak (y publicada en Harvard Business Review) sugiere que sólo alrededor del 40% de los encuestados eran plenamente conscientes de cuál es la principal estrategia de la empresa. Siendo este el caso, tiene sentido vincular las reuniones con la estrategia, tal vez incluso escribiendo la estrategia “en la pizarra” física o virtualmente antes de cada reunión. De esta manera al menos la gente recordaría cuál es la estrategia.
2.Sin sillas
A diferencia de las “reuniones de pie” diarias que brindan rápidamente actualizaciones sobre el progreso y los desafíos sobre temas específicos del proyecto, tal vez sea hora de que no haya sillas en la mayoría (aunque no en todas) las salas de reuniones.
Cuanto más cómodas se sientan las personas en las reuniones, más probablemente durarán. Comience con la estrategia, presente la agenda de la reunión, elimínela y luego vuelva al trabajo (recuerde que el 37% de las reuniones no tienen agenda alguna).
3.Solo un asiento
Distinguiendo entre “sillas” y “asientos”, proporciona un espacio (o asiento) en la mesa para tus clientes. Amazon hace esto como una forma de recordar a los asistentes a la reunión que todo debe comenzar con el cliente (de lo que depende en primer lugar la estrategia de la empresa), y que todo comienza allí.
Esto me recuerda otro dicho de Peter Drucker, cuando dijo que como el propósito de una empresa es crear un cliente, sólo tiene dos funciones principales: innovación y marketing.
4.Corto y directo
Al igual que las reuniones de pie, las empresas deben poner un límite a la duración de las reuniones. Quizás media hora como máximo. Las investigaciones muestran que, si bien una reunión promedio dura entre 31 y 60 minutos, la capacidad de atención humana promedio es de entre 10 y 18 minutos. Es necesario intensificar las reuniones. Quizás una regla de 30 minutos como máximo sea realmente la táctica correcta.
5.Atado a la acción tangible
¿Con qué frecuencia estás en una reunión donde el resumen es un acuerdo de que el grupo necesita… reunirse nuevamente? Aquí es donde “las reuniones se vuelven funcionales” y donde las reuniones recurrentes se institucionalizan como un peso muerto. Por lo tanto, asegúrese de que el resultado de cada reunión conduzca a alguna acción directa por parte de alguien.
Esto suena vago y no tan convincente, pero ahí es donde estamos. Con demasiada frecuencia, en nuestra cultura actual de reuniones, nos acostumbramos a entrar, sentarnos y tratar de permanecer despiertos, sin tomar otra medida que planificar la próxima reunión.
Adaptarse a la era híbrida
La pandemia y la actual era híbrida aparentemente han aumentado la necesidad de más reuniones. Durante el pico de la pandemia, cuando la mayoría de la gente trabajaba desde casa, esto tenía cierta lógica. Hoy, sin embargo, a medida que los empleados se acostumbran a estar en la oficina 2 o 3 días a la semana, tal vez sea hora de aprovechar las reuniones.
Hace tiempo que existe toda una industria de consultoría sobre cómo gestionar el tiempo de forma eficaz y cómo organizar reuniones. La inercia organizacional y la “lógica” no escrita de la cultura empresarial a menudo subvierten los consejos de estos consultores reflexivos. Quizás haya llegado el momento de que las organizaciones empiecen a escucharlos y a tomarlos en serio.
Si podemos recuperar parte de ese tiempo, tal vez podamos abordar la “crisis de productividad” de la que a algunos gerentes les encanta quejarse.