Cada año, la vida se vuelve más y más dinámica, y es difícil imaginar cómo una persona normal debe manejar todo lo que tiene sobre la mesa. Especialmente cuando tienes algunos momentos intensos en tu vida como la graduación, el primer trabajo, nuevos miembros de la familia, nuevos informes o simplemente un nuevo entorno laboral. Hoy en día, casi todo el mundo tiene o ha tenido este problema: cómo no olvidarse de todo y priorizar adecuadamente los elementos que deben hacer. El problema solo empeora cuando agrega ansiedad relacionada con eventos globales como guerras, epidemias o cambios climáticos.
Esta nota sirve para explorar qué opciones tiene uno para administrar su negocio y no estar frustrado todo el tiempo. Como sabemos, la productividad influye en todos los aspectos de nuestras vidas: trabajo, familia, salud mental, etc. Y si puedes hacer las cosas mejor que otra persona en un 0,01% todos los días, luego de solo un año, serás (1,01)³⁶⁵ ~ ¡37 veces más productivo! El interés compuesto es la octava maravilla del mundo ©. Pero incluso si no cree que el interés compuesto podría usarse para la productividad, (1.01)*365 ~ 3.6x ya suena fantástico, ¿no es así?
Describiré varios enfoques, pero no recomendaré nada específico. Yo personalmente uso una combinación de herramientas descritas para diferentes propósitos. Y su decisión dependerá de sus preferencias personales y su disposición a dedicar tiempo a configurar las cosas. Las herramientas que vamos a cubrir:
- notas de papel
- aplicaciones para hacer
- herramientas de gestión de proyectos
- (G)correo
- calendario
Usando notas de papel
Cuando empiezas a tener más cosas que hacer de las que puedes hacer en ese momento, la forma más fácil de reducir la carga cognitiva es empezar a usar notas en papel. Puedes usar pegatinas o tus cuadernos, no importa. Lo que importa es descargar algo de memoria en el dispositivo externo. Te permite liberar una parte muy valiosa de tu cerebro: la memoria a corto plazo.
La memoria a corto plazo es la capacidad de retener una pequeña cantidad de información en la mente en un estado activo y fácilmente disponible durante un corto período de tiempo.
Comúnmente se sugiere que la memoria a corto plazo solo puede contener algunos elementos a la vez (por lo general, las personas se refieren a 7 más/menos 2). Entonces, suponga que tiene alrededor de siete cosas activas que hacer y hágalas girar en su mente durante el día. En ese caso, existe una alta probabilidad de que su cerebro esté sobrecargado y no podrá recordar nada más y olvidará algo continuamente. Además, los trabajos de investigación psicológica [1–2] sobre los efectos adversos de dar vueltas sin cesar a las cosas en la cabeza muestran que reduce la capacidad de aprender cosas nuevas y la memoria a largo plazo.
Lo que recomendaría como primeros pasos:
- Escriba todas las cosas que necesita hacer en el futuro más cercano (hoy/mañana)
- Trate de dividirlos en varios grupos: elementos relacionados con (trabajo/hogar/familia/uno mismo)
- Amplíe estos grupos con planes a largo plazo (no es necesario intentar crear listas completas, pero cuanta información pueda descargar de su cabeza, lo mejor)
A pesar de tener todas las aplicaciones y herramientas (que veremos a continuación), sigo usando notas adhesivas para la planificación diaria de negocios relacionados con el trabajo. Por lo general, empiezo todos los días con 10 a 15 minutos de ejercicio de planificación usando solo mi cabeza, un bolígrafo y una hoja de papel. Escribo la fecha y la lista de cosas urgentes/prioritarias que quiero hacer (comenzar, continuar o terminar) durante ese día. Luego puse esta nota adhesiva en la esquina de mi monitor de la forma en que la observaría todo el día. Cuando termino algo de esta lista, cruzo este elemento de la lista. Idealmente, al final del día, todos los elementos deben estar tachados. Pero en la vida real, algunos podrían migrar a los días siguientes o simplemente volverse obsoletos; no se preocupe, está totalmente bien.
Ventajas :
– gratis
– fácil de configurar
Contras :
– difícil de manejar
– difícil de modificar/mantener
Usar aplicaciones de tareas pendientes
Hoy en día, existen numerosas aplicaciones de «todo/a-do/ToDo» que le permiten realizar un seguimiento de todos los elementos que necesita hacer, establecer algunos plazos, recordatorios, etc. Es relativamente fácil crear este tipo de aplicaciones, por lo que muchas empresas y personas tienen sus alternativas, ya sea en la web o en AppStore/GooglePlay. Es difícil seleccionar el mejor, y no quiero hacer una guía sobre cómo elegir el mejor con decenas de opciones. Puede encontrar fácilmente alguna comparación en línea [3–4], y me centraría solo en las herramientas que uso (o he usado recientemente) y describiría lo que puede lograr al usarlas. Siéntase libre de compartir su experiencia con otras herramientas, ya que siempre es interesante saber algo nuevo.
Personalmente, utilicé solo dos aplicaciones para tales fines: todoist y any.do. El primero lo he estado usando durante los últimos dos años y todavía estoy contento con él para administrar cosas relacionadas con la familia y el hogar (no es un anuncio, no he tenido dinero para esta parte). Entonces, me enfocaría principalmente en eso (algunas cosas podrían ser diferentes para otras aplicaciones, pero para ser honesto, no significativamente).
Todoist te permite etiquetar tus artículos con diferentes categorías, crear grupos/subgrupos, agregar comentarios y establecer recordatorios. La mayoría de estas funciones son gratuitas (si no todas), por lo que no veo una gran razón para comenzar a pagar hasta que sienta que necesita alguna funcionalidad o quiera recompensar a los ingenieros por proporcionar una herramienta útil para su rutina diaria. Por cierto, le recomiendo que pague por las aplicaciones/herramientas, incluso si son gratuitas, en caso de que le brinden muchos beneficios y se encuentre en un buen estado financiero. Parece que no es un gran problema, pero si 10K personas pagan $ 1 por alguna herramienta gratuita genial, podría seguir siendo gratuita para las personas que la necesitan (pero que no tienen dinero en este momento).
Si completa todos sus elementos pendientes en dicha herramienta, le recordará todo lo que necesita hacer todos los días (me gustan los correos electrónicos matutinos con todos los recordatorios, pero puede especificar una configuración de notificación personalizada).
Cómo dividir exactamente las cosas allí y cómo etiquetar los elementos es una pregunta compleja diferente. Y es más una preferencia personal. Utilizo la agrupación al estilo GTD (Get Things Done [5]) y describiré la idea en la parte «Uso del (G)mail (o qué es GTD)».
Ventajas :
– fácil de configurar
– amplia funcionalidad
– fácil de modificar/mantener
Contras :
– por lo general cuestan algo (aunque hay versiones gratuitas disponibles).
– fácil de crear demasiados elementos y olvidarse de ellos (cuando tenemos demasiados elementos sin terminar, fácilmente se convierte en ruido para nuestros cerebros).
Uso de herramientas de gestión de proyectos
Últimamente, se volvió bastante popular comenzar a usar herramientas de gestión de proyectos para planificar su negocio diario. Estas herramientas suelen proporcionar una analogía del tablero con columnas que representan algunos estados (como todo/en proceso/hecho).
¿Por qué son populares? Le permiten cambiar el estado de las tareas pendientes fácilmente y ver el estado actual de su negocio. Nuevamente, hay numerosas opciones [6], y no puedo cubrirlas todas aquí, así que solo me enfoco en la que usé para rastrear mis cosas personales: Trello (por supuesto, usé otras herramientas como Asana, Jira , YouTrack, etc., pero para los elementos relacionados con el trabajo, y los flujos de trabajo para tales cosas son diferentes; a continuación se explica un poco más al respecto).
Trello le permite agregar fácilmente elementos y configurar las columnas que desea rastrear. Usé cuatro columnas: tareas pendientes, en progreso, en espera y listo. Fue sencillo agregar elementos y me gustó cómo pude comprender rápidamente el tamaño de las columnas. Por ejemplo, cuando tenía demasiadas cosas en progreso, podía comenzar a analizar por qué sucedió y qué bloqueos tenía y comenzar a trabajar para resolverlos. La parte de UX también es bastante buena, y la interfaz se explica por sí misma.
Sin embargo, ya no lo uso. ¿Por qué? Simplemente creo que las herramientas de gestión de proyectos describen mal la rutina diaria. Son geniales para problemas relacionados con el trabajo, pero por lo general solo tengo un par de cosas que hacer para una fecha en particular para el día a día. Y quiero que la herramienta me notifique sobre las cosas que debo hacer hoy, y no estoy realmente interesado en el estado actual de todas las cosas (al menos la mayor parte del tiempo). Entonces, nuevamente, podría ser beneficioso para usted si tiene esa necesidad, pruébelo y luego decida. Es fundamental conocer todas las alternativas.
Ventajas :
– fácil de configurar
– fácil de rastrear el estado actual de todas las cosas
Contras :
– por lo general cuestan algo (aunque hay versiones gratuitas disponibles)
– difícil de rastrear solo elementos «hoy»
– en general: sobreingeniería
Usando (G)mail (o lo que es GTD)
Algunos de ustedes podrían sorprenderse al ver este artículo aquí, ya que los servicios de correo parecen viejos y oxidados. Pero los encontré muy útiles para organizar elementos relacionados con el trabajo. Como casi todo lo que recibí por trabajo, lo recibí a través de los correos electrónicos, parece bastante sencillo usar un servicio de correo.
En primer lugar, permítanme describir qué es GTD. Get Things Done [5] es una metodología de productividad muy popular que ayuda a organizar sus tareas. Personalmente lo encontré hace unos cinco años y lo he estado usando desde entonces. No lo uso por el libro e hice algunas modificaciones, pero los conceptos fundamentales siguen ahí:
- Todo lo que quieres/necesitas hacer va en la «bandeja de entrada».
- Usted revisa periódicamente su bandeja de entrada (decide qué necesita hacer con este elemento, ya sea eliminarlo, agregar el siguiente elemento procesable o colocarlo en la carpeta «más tarde»/»conocimiento»). Trate de hacerlo todos los días o la semana.
- ¡Puede seleccionar cualquier elemento procesable cuando tenga tiempo y simplemente hacerlo!
- Revise regularmente otras carpetas (como «más tarde» o «conocimiento») para eliminar algunos datos obsoletos. Intenta hacerlo cada mes o trimestre.
Por lo tanto, está claro a partir de esta descripción que puede usarlo solo con papeles y varias cajas reales. Y se recomendó este enfoque (al menos la última vez que leí el libro). Pero siendo un geek, es difícil para mí no usar Internet y los servicios web. Entonces, uso mi servicio de correo (Gmail en mi caso, pero supongo que también puedes configurar otros servicios de manera similar).
Entonces, mi Gmail generalmente se ve así (sí, tema blanco, lo sé):
Hay varias listas. A la izquierda, hay una bandeja de entrada normal, la misma bandeja de entrada que tiene en su Gmail: todos los correos electrónicos se muestran primero allí. Pero como puede notar, solo hay un correo electrónico allí. Su objetivo debería tener 0 correos electrónicos allí (solo tengo uno porque es nuevo y aún no lo he leído). Después de leerlo, el correo electrónico debe archivarse (si cree que no necesita hacer nada con él) o moverse a una de las listas de la derecha (Por hacer, En espera, Leer).
Además, encontré que el mapeo de teclas era muy útil, por lo que todo el procesamiento de correo electrónico se podía realizar con varios atajos sin usar un mouse.
No describiría cómo lograr la misma vista final de Gmail en este artículo porque es un proceso largo y no es el tema de este artículo. Puedo describirlo algún día en una nota separada si habrá tales solicitudes. Traté de encontrar algunos tutoriales (ya que configuré mi sistema hace algún tiempo y no recuerdo los enlaces exactos), pero no los he revisado y no puedo garantizar que terminarán con un resultado similar, pero siéntete libre. para probarlos [7–8] y hágamelo saber.
Ventajas :
– Fuente natural de casi todas las tareas pendientes relacionadas con el trabajo
– Todos ya lo usan
Contras :
– difícil de configurar
– no todos los elementos de tareas pendientes pasan por el correo electrónico (pero puede fabricarlos)
usando el calendario
Otra herramienta que podría ayudar a organizar las cosas es un calendario antiguo. ¡Podría ser un calendario incorporado en su teléfono, el calendario de Google o incluso uno en papel! Me gusta tener dos calendarios: uno para todos los elementos relacionados con el trabajo y otro para todo lo demás.
Los calendarios son bastante diferentes de todos los demás elementos aquí. Te permiten responder preguntas fundamentales como “¿Estoy libre el lunes de 10 a 11 de la mañana?”. Y casi ninguna de las otras herramientas descritas puede hacer esto (al menos fácilmente/integrado). Al mismo tiempo, son deficientes para identificar qué cosas debe hacer si no tienen una fecha/hora específica. Traté de llenar todo en el calendario, pero los hace monstruosos y bastante difíciles de usar.
Por lo tanto, recomendaría usar calendarios exactamente para asignar cosas por franjas horarias. Es decir, si usa GTD y sabe que tiene tres cosas de 30 minutos cada una, puede programarlas fácilmente en su calendario en sus espacios libres. De esta forma, sabrás qué hacer en los ratos libres y no programarás otra cosa a la vez (¿quién no tiene elementos conflictivos en la agenda?).
Los calendarios también deberían ser la fuente de la verdad. Si tiene el mismo evento en su lista de tareas pendientes y en el calendario, es mejor asegurarse de cambiar/actualizar primero el que está en su calendario. Entonces, tu calendario siempre estará actualizado. Para ser honesto, es más importante decidir cuál será su fuente de verdad que la selección exacta.
Ventajas :
– Ranuras libres fáciles de identificar
– Fácil de averiguar la carga de trabajo (carga semanal típica para cosas relacionadas con el trabajo/la familia)
Contras :
– no todos los elementos de tareas se pueden presentar fácilmente en el calendario
– si tiene un espacio libre, debe usar algún otro instrumento para elegir qué hacer
Conclusión
Nuestra vida está ocupada y se vuelve más ocupada cada día. Sobre todo si crecemos en responsabilidades (tanto desde la perspectiva profesional como familiar). Afortunadamente, hoy en día, muchas herramientas pueden ayudarlo a administrar todas las tareas pendientes y aliviar la carga cognitiva.
Revisamos los tipos de instrumentos más populares y describí cómo uso o usé algunos de ellos. Ahora, debe conocer las diferentes opciones y poder tomar la decisión de cuál sería la mejor específicamente para usted . Todos estamos en varias etapas de nuestras vidas, por lo que el conjunto de instrumentos que uso podría ser una sobrecarga para usted y, por eso, no tengo recomendaciones exactas, y esta nota sirve como una descripción general de lo que puede lograr.
Ciertamente puedo olvidar mencionar algo que quizás ya estés usando. Siéntase libre de dejar un comentario o enviar un mensaje directo. ¡Gracias por tu tiempo!